Automatizar procesos para trabajar con “normalidad” en plena pandemia

Ariel Deligdisch

CEO Grupo OLAM

arields@olam.com.py

La empresa Cementos Concepción SAE (CECON SAE) se convirtió en Caso de Éxito del Grupo OLAM gracias a los excelentes resultados de una implementación de soluciones. Esta empresa busca impulsar el desarrollo del país a través del fomento a la infraestructura con 3 unidades de negocios: una cementera, una concretera de hormigón elaborado y una unidad de cal agrícola.

Jorge Méndez Cuevas, gerente general de CECON S.A.E y miembro del directorio, nos contó que desde los inicios de su creación, la firma planificó que la apuesta a la tecnología esté alineada a los objetivos del negocio y su cultura corporativa. En la empresa están convencidos que ésta es la herramienta más importante hoy para que todos los negocios puedan acelerar los procesos y hacerle frente a los nuevos desafíos que tienen. Aliado estratégico para lograr consolidarse en el mercado

La empresa CECON SAE es nuestro aliado estratégico y a través de LOGIN, hemos desarrollado para ellos implementaciones en la intranet, Microsoft Teams y la automatización de procesos administrativos por medio de la aplicación Flujo de Aprobaciones (FDA) mediante Microsoft SharePoint.

Gracias a una cultura corporativa que ya tenía la empresa, hemos podido optimizar los tiempos de las implementaciones de soluciones tecnológicas y la empresa redujo costos con procesos más ágiles en un menor tiempo.

Las soluciones son para tener todos sus procedimientos automatizados y además conectar las diferentes áreas de la empresa que están en Concepción, Asunción, Limpio y en el futuro en Villeta. Como ejemplo, desde la capital son más de 7 horas de viaje hasta el norte del país para poder tener una reunión presencial que ahora pueden hacer los directivos al minuto.

Así también con el Flujo de Aprobaciones (FDA), una de nuestras aplicaciones, desarrollaron formularios que nacieron de la necesidad de automatizar procesos administrativos como la aprobación de solicitud de fondos fijos y de anticipo para gastos de viaje dentro de CECON.

Todas las facturas y documentos se registran por este flujo y pasa por el proceso de aprobación del encargado del área, el gerente y el tesorero. Todos los procesos tienen estadísticas como quién y qué pidió, el seguimiento, es más eficiente el trabajo, el tiempo de respuesta, aprobación y es posible tener mejores costos de los insumos.

Esto actualmente hace que todos los colaboradores tengan una participación mucho más activa en cuanto a las gestiones y también evita procesos burocráticos. La seguridad y la transparencia son elementos fundamentales para la gestión financiera de la empresa, por lo que una buena planificación y manejo de los datos son posibles digitalizando los procesos. Avance de proyectos continuó a distancia

En la empresa había un deseo desde el inicio, para que todos los procesos tanto administrativos, contables, financieros y de producción estén en línea en un sistema, según la alta gerencia de la compañía. Es así que fuimos colaborando para que los procedimientos en papeles sean reemplazados, ir eliminando el ida y vuelta y así empezar el camino de ser una empresa digital. Están montando la planta cementera de mayor capacidad y la más moderna de Sudamérica, por lo que se debe tener la mayor innovación, tecnología, maquinaria y recursos para estar a la altura del desafío y que los equipos puedan trabajar bajo los mejores estándares de calidad.

Es así también que usaron al Teams para reuniones tanto técnicas como para comunicarse con proveedores que no solamente son de Paraguay sino que también son internacionales, como de Europa. Esto además les permitió trabajar desde casa cumpliendo las regulaciones del gobierno y seguir con los avances e implementación de proyectos.

La herramienta permite dividir los diferentes equipos de trabajo de acuerdo la especialidad de cada uno, en este caso desde la empresa dividieron sus reuniones por ejemplo en obras civiles, obra de ingeniería, obra eléctricas, gestión de proyecto y otro para las reuniones de seguimiento semanales sin importar donde se encuentren.

Satisfechos por la buena atención y respuesta

Tras identificar las necesidades, desde nuestra compañía realizamos las sugerencias que posteriormente fueron las que se implementaron.

La firma hoy cuenta con más de 150 usuarios que utilizan las diversas plataformas de trabajo remoto, para seguir operativos y más de 600 personas que trabajan para todas las unidades de negocio directa e indirectamente.

Es importante mencionar que van a seguir por el camino de una inversión en tecnología en base a los resultados que ya tuvieron y que lo han convertido en nuestro Caso de Éxito.