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Las 9 recomendaciones de Microsoft para mantenerse productivos trabajando remoto con Teams

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Con el brote de COVID-19 expandiéndose por el mundo, el gran desafío en Microsoft en estas semanas está siendo el mover a miles de empleados a trabajar de manera remota de un día para otro a medida que los trabajadores de todas partes se ajustan a reuniones, chats y colaboración en línea.

Jared Spataro, vicepresidente corporativo para Microsoft 365 dio a conocer una serie de consejos para mantenerse productivos y conectados a medida que los colaboradores se ajustan a una nueva forma de trabajar mediante Teams que hoy es gratis, y lo será por 3 meses más.  De esta forma buscan ayudar a todos a superar este desafío, para adoptar algunos hábitos clave a medida que se adaptan a esta modalidad.

1 – Un espacio dedicado al trabajo en casa: para que puedan ser organizados y productivos y que indique que están en modo “no molestar”. Un rincón en el comedor, dormitorio, el cuarto de recreación o donde puedan concentrarse funciona como lugar de trabajo. Y no se preocupen que pueden utilizar el difuminado de fondo durante reuniones en video para que sus compañeros de equipo se enfoquen sólo en ustedes.

2 – Comunicación y +  comunicación: El ritmo diario puede cambiar desde casa, con los quehaceres, porque debe haber tiempo en familia o para el cuidado de niños. La comunicación clara de las horas de trabajo al equipo de trabajo y colaboradores es prioridad. Pueden establecer un mensaje de estatus en Teams y el reporte del progreso en el trabajo es importante que sea adoptado como un hábito diario. Recomienda publicar allí actualizaciones, información y recursos útiles que han descubierto, para que sus compañeros puedan mantenerse conectados con lo que ustedes hacen incluso sin tener el beneficio de poder tener una charla de pasillo. Luego, ellos podrán buscar en el canal ideas o contenido cuando lo necesiten.

3 – Mantengan límites saludables: Sin las usuales señales del día laboral – por ejemplo, una caminata para buscar el desayuno o el traslado a casa – desconectarse puede ser un desafío. Los trabajadores remotos en ocasiones trabajan largas horas sin descansos para ejercitarse, socializar, o para una comida adecuada. Esto lleva de manera rápida a estrés y cansancio laboral. Recuerden que su salud es lo primero. Por ende, hagan tiempo para las comidas, tomen mucha agua, y recuérdense “salir” de manera mental del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no sólo los mantendrán sanos, también les ayudarán a ser más productivos a largo plazo.

4 – Adopten las reuniones en línea: En la ausencia de una sala física de conferencias, reunir a la gente se puede sentir como el desafío más grande del trabajo remoto. A medida que muevan sus reuniones a Teams, asegúrense de que todas las reuniones tienen una opción virtual de “unirse” a través de crear una sala en línea de conferencias. La interacción cara a cara ayuda mucho para ayudar a todos a sentirse conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas a elegir.

5 – En reuniones o llamadas de conferencia se puede dificultar que la gente comparta sus opiniones. El organizador de la reunión debe hacer pausas para invitar a hacer preguntas y usar la ventana de chat para compartir sus ideas.

6 – Graben sus reuniones: Si tu organización lo permite, graben las reuniones en Teams para que sus colegas puedan revisarlas más tarde. Si no pueden asistir, recuerden al organizador que grabe en su ausencia. La transcripción generada de manera automática también es muy útil cuando tratan de recordar información cubierta en una reunión a la que asistieron.

7 – Compensar las charlas de pasillo: Muchos comentan que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Manténganse conectados, las pláticas en la máquina de café o en la de bocadillos no sólo ayudan a mantenernos conectados, a menudo hacen que surja información importante que no hubiéramos imaginado. Busquen a y conecten con sus colegas. Piensen en los mensajes de chat como su máquina virtual de café y establezcan un recordatorio para contactar a la gente de manera regular. Los emojis, GIF y los stickers son una manera divertida de mantener la diversión y el brillo en la charla.

8 – Mantengan unido al equipo. Trabajar de manera remota puede sentirse como algo aislado. Como líderes, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna de manera virtual. Utilicen el canal “General” en Teams para discusiones que podrían ser de interés para todos. Para lluvias de ideas grandes pueden utilizar la aplicación Microsoft Whiteboard, que brinda un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión comuniquen sus ideas y colaboren de manera directa en Teams.

9 – ¡Diviértanse! Con todos los cambios que vienen al moverse al trabajo remoto, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que pueden hacer dentro de Teams para mantener a la gente con un sentimiento positivo y de compromiso. Compartan noticias e historias en su chat de equipo, o hagan un concurso de fotos. Uno de nuestros clientes de educación en China realizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó bastante popular.

Hace unos días, hemos compartido cómo los individuos y las organizaciones pueden obtener Teams de manera gratuita, junto con un plan integral para mantener a los sistemas en funcionamiento durante esta crisis.

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